オンライン秘書サービスとは？メリット・デメリットについて徹底考察

毎日のアポイントの調整や会食場所の調整、毎日の領収書の処理、ブログやSNSの更新。
これらの業務、誰がやっていますか？？？

一人ですべてやるのもいいですが、それは本当にあなたのやるべき仕事なんでしょうか。

最近ではこれらのことをオンライン上ですべて解決してくれるオンライン秘書というサービスが普及してきています。

毎日の業務を全てやりきれずに、自分のやるべきことを後回し後回しとなってしまっているあなた！

この記事を見ると、

をしっかり理解することができるのを約束します。

自分の事業や会社を成長させるため、業務内容を円滑に進めるために是非お勧めしたいサービスです。

是非参考にしてみてください。

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、本来自分や企業がするであろう雑務を外注してしまうというサービスです。

ですが、最近で秘書業務に限らず様々なサポートをしてくれるサービスを提供する会社が増えてきています。

業務量や自社の繁忙期などによってプランを変更することで人件費を大幅に削減できるという特徴があります。

オンライン秘書は主に主婦層の方がスタッフとして登録されています。
それもただの主婦ではなく、もともとその分野のプロとして第一線で活躍されていた方が出産や結婚を機に地方在住になった方や退職された方が在宅ででスタッフとして活躍されいる方が多いです。

なので、スタッフの実力としてはどれも担保されたものになりますね。

もともとアメリカで開始されたこのサービスは、「オンラインアシスタント」や「バーチャルアシスタント」と呼ばれたりしますが大きな差はそれほどありません。
1つだけあるとすれば秘書業務を中心としている企業は「オンライン秘書」と名乗っていることが多いくらいでしょう。

オンライン秘書を使うべき人

オンライン秘書はどんな人が使うべきか。
それはとても単純ですが自分の会社に効率的に回したいと感じる人です。

そのまんますぎる！！？？

この効率というのはパフォーマンス面で素早く高いスキルを手に入れたいというのもあります。
または自分にしかできない業務、つまりはコア業務に専念すべきだ。という考えを持っていらっしゃる方です。

こういう考えは従業員数の少ない企業に多く考えられる悩みです。

従業員が少ない企業、具体的に言うと

は積極的にオンライン秘書を利用したほうがいいでしょう。

起業したばかりのスタートアップ企業やベンチャー企業などは必然的に従業員の数が少なくなってしまいますよね。

となると一人当たりの業務量というのは多くなってくるのが当然です。

その中で自分しかできない業務内容と他の方がやっても支障が起きない業務があると思います。
ですが、従業員が少ないと仕事を振るに振れないという状況が起こってきます。

そういう方にこそオンライン秘書をぜひ使っていただきたいです。

オンライン秘書の業務内容

オンライン秘書と聞くとアポイント調整などのいわゆる秘書業務に限られると思ってしまいますが、ここで言う「オンライン秘書」はそうではありません。
実際に社員の代わりとなって、人事業務やWEBサイトの運用までこなしてくれるマルチなスキルを持ったサービスのことをオンライン秘書といいます。

では、実際にオンライン秘書はいったいどのようなことをお任せできるのかを実際に見ていきましょう。

オンライン秘書の業務内容①：秘書業務

もちろんですが秘書業務を依頼することはできます。
ですが、一般的な秘書のようにアポイント中にお茶を運んだりなどオフラインでの業務を依頼することはできません。

それにしても、秘書業務って何に当てはまるんだろう？

リサーチ業務

おそらくオンライン秘書を利用するにあたって、一番利用頻度の高いのがこの「リサーチ業務」になると思います。

例えばですが

などが挙げられます。

自社で秘書部などの組織がある場合はそこで完結できますが、スタートアップ企業やベンチャー企業ではそうはいかないこともありますよね。

その他にも

などもオンライン秘書に依頼することができます。

データ入力

例えば、営業などのアポイント終了後のメモをデータ化するときなどもオンライン秘書にお任せるとデータ化することが可能です。
後で内容が確認しやすくなるのがいいですよね。

それ以外にも、パワーポイントで資料を作成するという依頼も可能です。

他にも自分で作成したテキストデータの内容の校正や校閲なども可能ですね。

もっと細かいことを言うと、「ドロップボックスなどのファイルをフォルダを綺麗に分けておいて！」なんていう依頼もあります。

まさにオンライン上で完結するものならなんでも身の回りのことをお任せすることができます。

かなり便利だね！

オンライン秘書の業務内容②：人事業務

ここからは秘書業務以外の内容について紹介していきます。
人事業務は主にこれらのことについてオンライン秘書が使われます。

求人募集の要項文の作成

あなたが求人サイトに自社の求人を掲載するときのことを考えてみてください。

求人掲載のサイトに情報を載せるためにはそのための募集要項などの文書を考えて入力しなければなりません。
もちろんそのためにはオンライン秘書側に、あなたの会社がどのような会社なのか知ってもらう必要がありますが、求人サイトに求人を掲載するのは結構手間のかかるものです。

オンライン秘書にはライティングのプロフェッショナルも在籍しています。
そのプロフェッショナルに文章を考えてもらうことができきます。

でも募集要項をお願いするのは少し不安だなあ

確かに、まだ見ず知らずの人に会社の将来を左右するかもしれない求人の要項を依頼するのは複雑な気持ちになります。

ただ、外注と違うのはオンライン秘書と企業というのはある種のパートナーのような関係性になってくるということです。

利用し始めていきなり募集要項を依頼するのではなく、オンライン秘書とあなたの企業の関係性がある程度できてきたらこういう依頼をするのがいいでしょう。

書類面接の代行

オンライン秘書の方に書類面接の代行をお願いすることもできます。
企業の求人フローに書類選考がある場合に限りますがオンライン秘書のほうに選考基準となるレギュレーション（ルール）をしっかりと指示する必要があります。
選考基準をしっかり伝えることで、オンライン秘書が社員の分身となって選考をしてくれます。

書類選考までしてくれるんだ！

応募者に対しての連絡の代行

これは人事業務というよりは秘書業務に近いものがあるかもしれません。
オンライン秘書が応募者と面接対応のスタッフとのスケジュールを調整してくれたり、もしくは合否の発表メールを代わりに送信してくれるということも可能です。

当たり前のことですがこれらの機能をすべて利用する必要はありません。
オンライン秘書のいいところは、自分の欲しいタイミングにだけプロフェッショナルを即時に外注できるというところです。

例えば、書類選考は自分たちでやるから、合否のメールはお任せするなんてことももちろん可能です。

大事なことは自分のやるべき仕事は何か、自分がやらなくてもいい仕事は何かというのを取捨選択ということが大事ということになります。

オンライン秘書の業務内容③：経理代行

オンライン秘書の業務内容として経理業務を代行してくれるところもあります。

これは頼もしい！

経理代行をしてくれるオンライン秘書では、おもに以下のようなことをしてくれます。

領収書や請求書の発行

領収書や請求書の発行って結構手間のかかる作業ですよね。
実際に社内に経理担当の従業員がいれば、その人に仕事を振るだけなので問題ないのですが。
オンライン秘書を利用するとこの経理担当のスタッフもコア業務に専念することができますよね。

ある企業では残業をしてまで請求書などの発行に追われている企業もあるとのことです。

非効率極まりない！！

実際に領収書や請求書を代行してくれるサービスは既に存在します。
ですが、オンライン秘書ならすべての業務を平行して行うことができるのを理解していただきたい。

例えば、秘書業務と並行して領収書の発行などが可能ということです。

在庫管理

オンライン秘書に任せられる在庫管理は棚卸しのようなオフラインでの業務ではないので注意してください。

オンライン秘書でいう在庫管理は例えば金額ベースや、数量ベースで残りの在庫数が少なくなってくると報告してくれるというものになります。

出勤データをもとに給与の計算

これは個人事業主以外なら確実に起こりえる内容ですね。
従業員を抱えると、確実に発生する業務が給与計算。

従業員が増えれば増えるほど大変になっていきますよね。

この作業もオンライン秘書なら解決してくれます。

保険料の計算などもオンライン秘書に任せることができます。

オンライン秘書の業務内容④：WEB業務

オンライン秘書が主に提供しているのは秘書・人事・経理なのですが、会社によってはWEBサイト運用に強い会社もあります。

web制作

web制作なら

などを依頼することが可能です。

これらの内容は専門的な知識が必要となりますので、できる業者は限られますがHELPYOU（リンク）は幅広い内容をサポートしていることで有名です。

webサイト運用

他にも自社で運用しているWEBサイトの運用を代行してくれる会社もあります。

ライティング

オンライン秘書に自社メディアサイトの運用としてブログページの記事内容を依頼することも可能です。

その際に発生するリサーチや競合調査も一緒に依頼することもできますよね。
ただ一つ注意点としては、オンライン秘書は時間制で契約されることが多いです。
なのでリサーチ→文字起こしとなると、結構時間が消費されてしまいますので、あまり効果的ではない。こともあるそうです。

クラウドソーシングの選定

例えばオンライン秘書を利用してその会社が対応できない業務があったとします。
そういうときは、クラウドソーシングの選定という形のリサーチを依頼することもできます。

条件（金額や媒体、評価など）など伝えたうえでオンライン秘書が条件を満たすものをリストアップしてくれます。
そしてその依頼したクラウドソーシングの支払いも代行してしてくれます。

実質自分は条件を伝えるだけで、外注ができてしまいます。

外注で外注を探すということに少し違和感を感じるかもしれませんが、外注を探すのも時間がかかってしまう作業なのでこんなことも依頼できるのかという風に頭の片隅に置いておいていただけたらと思います。

リサーチの1種類ということになるんだね！

SNS運用代行

最近では社内の業務とは別で自身のサービスを消費者に発信する方法として様々なSNSを使用される企業も増えてきています。

などが挙げられます。

業種や客層に合わせた運用が必須になってくるので、いろいろなクライアントの依頼を受けたオンライン秘書のノウハウを利用することができますね。

ECサイト運用代行

自社でEサイトを運用していると商品の登録やお客様対応、配送業者の対応などやらなければならないことがたくさん出てきます。

大変だ・・・

こういう業務もサービスを幅広く対応しているところに限られるのですが、対応してくれるところもあります。

商品の登録も説明文を考えたり内容は決められたものがあると思いますので、その内容を伝えるとECサイトに入力してくれるといった具合です。

お客様からの対応も電話での対応はオンライン秘書の場合できないことが多いですがテキストでの問い合わせを代わりに返信してくれる。という業務内容になります。

これは助かるなぁ！

オンライン秘書は様々な業務内容に対応していることがわかっていただけましたでしょうか。

先ほど例に挙げたように請求書代行のようにひとつひとつで見れば既に外注をすることができるサービスは存在します。

ですが、さまざまな内容を外注するのに1社との契約で完了するというのがオンライン秘書の最大の特徴とも言えるでしょう。

オンライン秘書のメリット

ここからはオンライン秘書を利用した時に得られるメリットについて解説していきます。
先にまとめると

他にもたくさんありそうですが、この5つに分けて解説していきます。

オンライン秘書なら自社のノウハウにないものを利用可能

スキルを外注するので、当たり前だと思われるかもしれませんが、オンライン秘書の仕組みについて理解していただけるとより飲み込みやすいかと思われます。
オンライン秘書は企業対個人（スタッフ）ではなく企業対企業（チーム）でコミュニケーションをとるというのが一般的です。

オンライン秘書では、利用し始めると専門の窓口担当があなたの悩みや困りごとに対してヒアリングをしてくれます。
そして、その悩みにマッチした分野のプロフェッショナルであなた専用のチームを編成してくれる。というのがオンライン秘書を利用する最大のメリットです。

もしこれが、通常の外注の場合はこうはならず、外注先の一人のスキルに頼った形になってしまいます。

しかもオンライン秘書の場合はその分野のプロフェッショナルで編成されたチームになるので、非常に効率よくメンバーを揃えることができますね。

オンライン秘書に依頼をするとコア業務に専念できる

主にオンライン秘書に依頼する内容としてはノンコア業務が多くなってきます。
ノンコア業務をオンライン秘書にアシスタントを依頼することで、従業員数が少ない企業でもコア業務に集中して取り組むことができるということです。

特に、ベンチャー企業やスタートアップ企業では従業員吸うが少ないという背景もありマネージャーが全ての業務を担当するプレイングマネージャーとしての動かれていることが多いです。

ということを考える必要がありますね。

オンライン秘書を使うと採用コストを軽減できる

採用コストもオンライン秘書を利用することで、大幅に削減することができます。
まずは継続してかかってくる固定費ですが、オンライン上で完結するので自分のオフィスに新しくPCやデスクを購入する必要がありません。
おそらくこれだけで新しく一人の雇用をするにあたり10万円ほどは削減できるのではないでしょうか。

他にも、求人を獲得するところまでさかのぼってみると求人を獲得するには求人サイトに募集要項を掲載しなければなりません。
その際に発生する求人の掲載料なども削減することができますね。

そしてオンライン秘書だから言える最大の強みとしては、導入されるとすぐに動いてくれるというところにあります。

新人を雇用した場合、研修やコーチングなどの教育にかかる時間も短縮することができます。

オンライン秘書ならスピード感のある採用が可能

オンライン秘書は求人や派遣とは違い採用スピードが早いというのも特徴の一つです。

通常の求人なら求人を掲載して、応募者からの連絡があり、面接を経て合否発表を送付し雇用契約を結んでと色々な手順を踏んでやっと一人のスタッフを獲得という流れです。
少なくとも数週間〜1,2ヵ月くらいの時間がかかってしまいます。

ですが、オンライン秘書なら最短で3日程度から導入することが可能です。
申し込みから入金の確認があればヒアリングが開始されチームが編成され次第、運用をスタートすることができます。

素早く採用できるのは従業員が少ない企業からしたらありがたいね！

オンライン秘書を使用して人件費をかしこく調整

オンライン秘書の多くは契約方法が時間制または人単位での契約になるところ多いです。
通常の雇用なら1ヶ月に決まった雇用時間を設定して、その時間働いてもらうという仕組みになりますよね。

でもオンライン秘書なら時間単位での契約になるので

という風に自身で契約内容を随時変更することができます。
（30時間/月など利用時間が固定されている場合は除く）

この点でいうとフジ子さんは契約時間が細かく分かれているので、賢く使うのにはオススメです。

オンライン秘書なら退職されるというリスクを回避できる

通常の雇用とは違い、出産や結婚などの理由により退職されるというリスクを回避できるというのもメリットの一つとなるでしょう。

あとは、よくある「会社と合わないから退職します。」ということも起こらないでしょう。

これは外注にも同じことが言えますが、オンライン秘書の場合はチームが編成されていますので、もしオンライン秘書側で退職などが発生しても引き継ぎなどはそのチーム内で完結するということです。

スタッフの退職なんかの引き継ぎも削減できちゃうんだね

オンライン秘書のデメリット

ここまででオンライン秘書はどのような分野に対応しているのか、どのようなメリットがあるのかについて紹介してきました。
でもオンライン秘書を利用するにあたってデメリットももちろん存在します。

このデメリットもしっかりと理解してご利用いただくほうがよりオンライン秘書を効果的に利用することができますので、ぜひ参考にしてみてください。

オンライン秘書とのコミュニケーションは不安材料になる

オンライン秘書を利用する場合、かかせないのがチャットでのやりとりになります。
今まで従業員を雇用していて、リアルでのコミュニケーションに慣れてしまっていると使いにくいところが出てくるかもしれません。
なので、オンラインでのやりとりチャットやメールに慣れる必要がります。

オンライン秘書を利用するにはネット環境が必要

あとは単純なんですが、ネットの環境が必要不可欠となります。
極端な話、八百屋さんや、魚屋さんなどではネットを使うということがあまりないのでお勧めできません。

最低限のネットを使用する環境をあらかじめ用意しておく必要があります。

それなら携帯電話でも可能だな

人件費はアルバイトスタッフよりはかかってしまう

プロフェッショナルのみで編成されたチームを用意することにありますので、おそらくアルバイトを雇う最低賃金よりは高くなってくるでしょう。
オンライン秘書の中でも一番安いプランを提示しているのがフジ子さんで、160時間プランを利用するとだいたい時給換算が1500円程度に抑えることができます。

ですが、

なら後者の方が高いのはとても単純ですよね。

オンライン秘書を利用することで、自社の首を絞めることになってしまっては元も子もないので慎重になることをお勧めします。

オンライン秘書の担当が誰になるのかはわからない

個人間の外注なら、「この人にお願いしたい」などという依頼をすることができますがオンライン秘書の場合はそうはなりません。

あくまで注文としてこういう人に依頼をしたいという内容を窓口スタッフに伝えることはできるかと思いますが。

それに基本的に一度決まったアシスタントは変更できないという風に記載せれている場合がほとんどです。
（もし、何かの理由があってスタッフを変える場合は応じてくれます。）

スタッフのスキルが図ることができない

オンライン秘書のスタッフは低い採用率に勝ち抜いた優秀なスタッフが在籍していますが、スタッフのスキルがあらかじめわからないという問題も発生します。

HELP YOUやキャスタービズは100人に1人優秀なスタッフというキャッチフレーズを掲げており、採用率1％の優秀なスタッフが在籍しています。

もし、アシスタントのスキルの部分で不安がある場合はこのような優秀なスタッフが在籍しているサービスを利用することをオススメします。

オフラインでの業務を依頼することはできない

オンライン秘書は在宅スタッフが多く在籍しています。
なので、オフラインでの業務（書類整理や買い物代行など）という業務は基本的に受け付けていないところがほとんどです。

中には、オフラインでも依頼することができるところもあります。
例えばジェニーというサービスは港区、世田谷区に限ってですがオフラインでの業務に優れたサービスを展開しています。

基本的には、オフラインでの業務はお任せできないという風に思っておいた方がいいでしょう。

オンライン秘書以外のアウトソーシングを調査

最後にオンライン秘書以外にもランサーズや、ココナラなどで外注をした場合と実際に雇用をした場合のどのような差があるのかを比較してみましょう。

この表から考えてもオンライン秘書がいかに便利かというのがお分かりいただけますでしょうか。

まとめ

最後にまとめるとオンライン秘書は

と幅広い内容でサポートできるということです。

そして、オンライン秘書のメリットは

そして理解しておいていただきたいデメリットは

ということが挙げられます。

ですが、これからの時代においてバックオフィス業務の外注化というのは企業にとって必須になってくると考えます。
いち早くオンライン秘書を取り入れて会社を円滑に稼働させる為の行動をとっていきましょう。